Offertenerstellung leicht gemacht

Die termin- und kostengenaue Abwicklung von Aufträgen ist die Visitenkarte eines Handwerksbetriebs und entscheidet maßgeblich über den Unternehmenserfolg. Mit Estimation MEP hat Trimble eine integrierte, cloud-basierte Business Software entwickelt, die sowohl Elektro- und Sanitärbetriebe, als auch Heizungs-, Lüftungs- und Klimaspezialisten in die Lage versetzt, Aufträge präzise zu planen, anfallende Kosten akkurat zu kalkulieren und in jeder Phase der Auftragsabwicklung einen detaillierten Überblick zu behalten. 

Das Schweizer Handwerk trägt maßgeblich zur gesamtwirtschaftlichen Wertschöpfung des Landes bei. Damit Handwerksbetriebe in einer zunehmend digitalen Welt ihren Fortbestand sichern können, sind sie gefordert, ihre Rentabilität durch den gezielten Einsatz von Software Lösungen zu erhöhen. Im Gegensatz zur Arbeit mit Papierdokumenten, sind die Erfassung und Abwicklung von Geschäftsabläufen am PC weniger fehleranfällig und zudem schneller und übersichtlicher. Aspekte, von denen nicht nur der Betrieb selbst, sondern auch die Kunden profitieren, deren Ansprüche an Kosten und Qualität kontinuierlich steigen. Da das Handwerk überwiegend kleinbetrieblich strukturiert ist, fehlen jedoch häufig die erforderlichen Ressourcen wie Personal, Zeit und finanzielle Mittel, um die Optimierungspotentiale, die durch elektronische Bearbeitung erschlossen werden, konsequent zu nutzen. Mit seiner Business Software für das Gebäudehandwerk, möchte Trimble dazu beitragen bestehende Hürden abzubauen und kleinen und mittelgroßen Betrieben einen unkomplizierten Einstieg in die elektronische Offertenerstellung und Auftragsabwicklung zu ermöglichen.

Schritt für Schritt zu mehr Effizienz und Transparenz, lautet das Konzept, das hinter der jetzt vorgestellten cloud-basierten Business Software Estimation MEP steht. Die Projektverwaltung ist eine komplexe Managementaufgabe, die viele unterschiedliche Themengebiete umfasst und neben handwerklicher auch eine fundierte kaufmännische Kompetenz voraussetzt. Estimation MEP bietet – intelligent gesteuert – digitale Formblätter für alle auftragsrelevanten Einflussgrößen an und begleitet den Anwender damit schrittweise durch sämtliche Projektphasen, von der Auftragserfassung bis zum Auftragsmanagement. Anhand zentraler Kenngrößen wie beispielsweise dem aktuellen Materialverbrauch, den bisher geleisteten Arbeitsstunden oder dem Kapitalfluss, basierend auf gebuchten Eingangs- und Ausgangsrechnungen, kann der Anwender jederzeit den aktuellen Projektstatus kontrollieren.

Im Wesentlichen unterstützt Estimation MEP Betriebe in drei zentralen Phasen der Offertenerstellung- und Abwicklung:

Phase 1 - Mengenermittlung

Hier geht es um die detaillierte Erfassung der Kundenanforderungen. In eine dafür konzipierte Eingabemaske kann der Handwerker Art und Anzahl der benötigten Komponenten, sowie für die Installation notwendige Bemaßungen eintragen. Die Dokumentierung von Abmessungen kann  in Tabellen, oder durch das direkte Eintragen in Skizzen oder Zeichnungen passieren. Der Anwender hat die Wahl die Angaben manuell oder komfortabel grafisch durch Markieren und Vervielfältigen der gezeichneten Objekte zu erfassen.  

Phase 2 - Kalkulation

Es folgt die Kalkulation, basierend auf dem errechneten Bedarf aller benötigter Ressourcen wie Material, Maschinenkosten, Arbeitszeitaufwand, etc. Estimation MEP übernimmt automatisch die in Phase 1 ermittelten Materiallisten und greift bei der Kostenberechnung auf Schweizer Verbands-Kataloge* zurück. Ergänzt durch die geschätzten Personalkosten sowie zugehörige betriebsspezifische Ausgaben entsteht so eine detailliertes und rechtskonforme Offerte. Sobald der Auftrag erteilt wurde kann dieser in das integrierte Auftragsmanagement-Modul eingepflegt werden. 

Phase 3 - Projektausführung

In der Projektausführungsphase überwacht und koordiniert Estimation MEP den Ablauf sämtlicher notwendiger Arbeitsschritte beginnend mit der Materialbeschaffung und -bereitstellung bis zu den Arbeitszeitnachweisen der projektbeteiligten Mitarbeiter. Vorrangiges Ziel ist dabei eine umfassende und kontinuierliche Kostenkontrolle durch Darstellung des Cash-Flow. Dem Handwerksbetrieb stehen dafür Diagramme zur Verfügung, die Abweichungen zwischen Soll- und Istwerten übersichtlich darstellen und dem Anwender die Option bieten regulierend in den Projektablauf einzugreifen.

Mit der cloud-basierten Business Software reagiert Trimble auf das Bedürfnis vieler Handwerksbetriebe nach geringem Installationsaufwand, kurzen Einarbeitungszeiten, sowie der produktiven Unterstützung dezentral arbeitender Mitarbeiter. Der Projektverantwortliche kann nicht nur im Büro über seinen PC, sondern alternativ auch zeit- und ortsunabhängig, beispielsweise auf der Baustelle, mittels mobiler Endgeräte wie Notebooks, Tablets oder Smartphones  auf aktuelle Projektinformationen zugreifen, beginnend mit der Offertenerstellung und über den gesamten Auftragszyklus hinweg. Der Zugriff auf Trimble Metrics erfolgt über personengebundene Lizenzen. Beim Erwerb mehrerer Lizenzen können mehrere Mitarbeiter simultan über den gleichen Unternehmens-Login an verschiedenen Aufträgen arbeiten.

 „Cloud-Anwendungen bieten Betrieben Planungssicherheit und Kostenkontrolle. Über die Bürogrenzen hinweg vernetztes Arbeiten ist inzwischen eine unverzichtbare Voraussetzung für die Fähigkeit den Betrieb auf veränderte Marktbedingungen einzustellen, effizient zu arbeiten und sich gegenüber Wettbewerbern zu behaupten. Eine rentable Offertenerstellung ist dabei eine Schlüsselkomponente und eine Art „Überlebensgarantie.“

Mit Metrics MEP  adressiert Trimble nach den Worten von Patrick Verlaan, Produktmanager Metrics MEP  gleich eine ganze Reihe von Problemstellungen, mit denen Handwerksbetriebe in der Vergangenheit konfrontiert wurden. Der bislang hohe Zeitaufwand bei der rechtskonformen Offertenerstellung zählt ebenso dazu, wie potentielle Fehlerquellen bei der Kostenkalkulation, die „bestenfalls“ zu Unmut beim Kunden führten, gelegentlich aber auch desaströs für den Handwerksbetrieb endeten. Nach Zahlen des Wirtschaftsinformationsdienstes Bisnode D&B vom November 2018 liegt die Zahl der Insolvenzfälle im Baugewerbe 2,7 mal höher als im schweizerischen Durchschnitt. Auch das klassische Handwerk zählt demnach zu den konkursgefährdeten Branchen.

Als Musterbeispiel dafür, wie die Produktivität von Handwerksbetrieben mittels Metrics MEP relevant erhöht werden kann, nennt Patrick Verlaan den Einsatz  bei der Beteiligung an öffentlichen Ausschreibungen, die in der Schweizer Wirtschaft einen beachtlichen Stellenwert haben (2014: 25 % aller Staatsausgaben). Handwerksbetriebe, können sich über Simap.ch, der gemeinsamen elektronische Plattform von Bund, Kantonen und Gemeinden im Bereich des öffentlichen Beschaffungswesens, um Aufträge bewerben. Einen hohen und zeitintensiven Bewerbungsaufwand stehen – aufgrund der großen Zahl der Bewerber – meist geringe Erfolgsquoten gegenüber. Die strukturierte Auftragskalkulation von Metrics MEP erhöht nicht nur die Chancen auf Auftragserteilung, sondern reduziert den Zeitaufwand für die Bewerbungsbeteiligung und Offertenerstellung erheblich.

Die Trimble Business Software Metrics MEP ist ab sofort für Anwender in der Schweiz verfügbar. Interessenten, die sich vorab von der Funktionalität der cloudbasierten Businesslösung überzeugen möchten, können auf Anfrage für den Zeitraum von 60 Tagen eine kostenlose Testversion buchen. Die Software wird kontinuierlich weiterentwickelt und den Erfordernissen des Marktes und der Anwender angepasst. Updates sind für Benutzer kostenlos, Erweiterungspakete können bei Bedarf flexibel dazu gebucht werden.

*Verbandskataloge: In der Basisversion greift Trimble Metrics auf die IGH-Datenbank zurück. Zu einem späteren Zeitpunkt werden weitere Datenbanken wie beispielsweise der Normpositionenkatalog (NPK) optional verfügbar sein.