Digitale Organisationskunst: Wie eine klare Ordnerstruktur Bauprojekte voranbringt

November 9, 2023

Wachsende Papierberge, unklare Zuordnungen und massiver Zeitaufwand – nur allzu vertraute Bestandteile analogen Büromanagements. Insbesondere bei Bauprojekten, die naturgemäß mit zahlreichen Plänen, Analysen und Berechnungen einhergehen. Abhilfe schafft Digitales Dokumentenmanagement (DMS) mit einer entsprechenden Ordnerstruktur für Bauprojekte.

Stift und Papier werden so zwar schnell zum Relikt vergangener Bürotage. Digitalisierung gelingt aber nur mit einer klaren Organisation. Wie wird eine optimale Ordnerstruktur erstellt? Wie funktioniert eine digitale Bauakte? Und was ist das 7-Ordner-System?

Wir geben einen Überblick, wie Sie die Kraft digitaler Prozesse und die Effizienz einer Ordnerstruktur für Bauprojekte optimal in das Projektmanagement integrieren.

Das Wichtigste in Kürze

Ordnerstrukturen für Bauprojekte bilden die Grundlage für Digitales Dokumentenmanagement (DMS)
Digitale Bauakten und Ablagen steigern die Effizienz im Bauprojektmanagement erheblich
Softwarelösungen erleichtern mit Vorlagen die Erstellung von Ordnerstrukturen für Bauprojekte

Warum ist eine Ordnerstruktur bei einem Bauprojekt wichtig?

Sie legt das Fundament für reibungslose Prozesse und kann in vielerlei Hinsicht einen erheblichen Mehrwert bieten:

Schnelle Navigation: Im Bauwesen werden täglich Unmengen von Dokumenten erstellt. Ohne eine durchdachte Ordnerstruktur kann das Auffinden und Abrufen zu einer zeitraubenden Aufgabe werden. Sie ermöglicht es jedem Teammitglied, benötigte Informationen in Sekundenschnelle zu finden.
Effektive Zusammenarbeit: Bauprojekte sind Teamarbeit. Eine klare Ordnerstruktur bei Bauprojekten erleichtert die Zusammenarbeit erheblich. Wenn alle Beteiligten wissen, wo sie die relevanten Informationen finden können, gelingt die Kommunikation deutlich reibungsloser.
Risikominderung: Bauprojekte sind mit verschiedenen rechtlichen und regulatorischen Anforderungen verbunden. Digitale Bauakten helfen, alle relevanten Dokumente und Aufzeichnungen an einem sicheren Ort zu speichern. Dies kann im Falle von rechtlichen Auseinandersetzungen oder Inspektionen von unschätzbarem Wert sein.
Langfristige Nachverfolgung: Bauprojekte erstrecken sich meist über lange Zeiträume. Dabei ist es oft notwendig, auf alte Dokumente zuzugreifen. Eine klare Ordnerstruktur sorgt bei Bauprojekten dafür, dass alte Dateien leicht auffindbar und verfügbar sind.
Kosteneinsparungen: Ineffiziente Dokumentenverwaltung kann zu doppelten Arbeiten, Fehlern und kostspieligen Verzögerungen führen. Mit einer gut geplanten Ordnerstruktur werden Ressourcen geschont und unnötige Ausgaben minimiert.

Welche verschiedenen Strukturen bieten sich an?

Bei der Gestaltung von Ordnerstrukturen für ein Bauprojekt stehen Bauunternehmen vor der Herausforderung, Organisationsmethode für Dokumente und Daten festzulegen. Und diese auch konsequent umzusetzen. Dabei gibt es verschiedene Modelle:

Funktional: Dabei werden Ordner basierend auf den Funktionen oder Abteilungen im Bauprojekt erstellt. Beispielsweise durch separate Ordner für Beschaffung, Bauausführung und Qualitätskontrolle. Diese Struktur erleichtert die Zuordnung von Verantwortlichkeiten und die teamübergreifende Zusammenarbeit.
Phasen-basiert: Bauprojekte durchlaufen verschiedene Phasen, angefangen bei der Planung bis zur Fertigstellung. Eine phasenbasierte Struktur kann Ordner für jeden Projektabschnitt umfassen, sodass alle Dokumente und Daten, die in dieser Phase erstellt werden, an einem Ort gesammelt werden.
Objekt-basiert: Diese Struktur eignet sich gut für Projekte, bei denen es um mehrere Bauprojekte oder Standorte geht. Jedes Bauprojekt oder Gebäude hat eigene Ordner, in denen alle relevanten Informationen gespeichert werden.
Dokumenttyp-basiert: Dabei werden Ordner nach Dokumententypen organisiert. Beispielsweise mit separaten Ordnern für Zeichnungen, Verträge, Genehmigungen und Berichte. Das ermöglicht eine schnelle Sortierung und den gezielten Zugriff auf spezifische Dokumente.

Wie sieht eine optimale Ordnerstruktur aus?

Unabhängig von der thematischen oder zeitbasierten Zuordnung einzelner Dokumente hat sich als Ordnerstruktur für Bauprojekte das sog. 7-Ordner-System bewährt – für Viewpoint gibt es hier Vereinfachungen, aber dazu später mehr.

Das 7-Ordner-Sysytem vereinfacht die Dateiorganisation auf jeder Stufe der Hierarchien, indem es festlegt, dass es höchstens sieben Ordner pro Ebene gibt. Das bedeutet, dass Hauptordner sieben Unterverzeichnisse haben können und jedes dieser Unterverzeichnisse seinerseits sieben weitere Unterordner enthalten kann.

Um die schnelle Verfügbarkeit von Informationen zu gewährleisten, wird die Anzahl der Ordnerebenen auf maximal drei begrenzt. Auf der ersten Ebene gibt es daher höchstens 7 Ordner, auf der zweiten Ebene sind es insgesamt 49 Ordner (7 mal 7), und auf der dritten Ebene existieren maximal 343 Ordner (49 mal 7).

Insgesamt sollten höchstens 399 klar benannte Dateiordner vorhanden sein, um die Ordnung und Übersichtlichkeit zu bewahren. Ein fest definierter Rahmen, der dauerhaft Struktur in Ordner und Dateien bringt.

Zur besseren Kontrolle bietet es sich immer an, übersichtlich zu arbeiten und bewährte Standards einzuhalten. Nichtsdestotrotz kann Trimble Viewpoint hier eine Erleichterung bieten, da man in Viewpoint for Projects seine Ordnerstruktur völlig frei gestalten kann. Ein 7-Ordner-System wird so optional. Darüber hinaus vereinfacht das Suchfeld die Suche nach Dokumenten und die virtuellen Ordner bieten eine Zusammenführung mehrerer Dokumente. Gerade wenn es schnell gehen muss, oder eine Vielzahl von Mitarbeitenden beteiligt ist, geht so der Überblick nicht verloren.

Die Ordnerstruktur über Viewpoint For Projects kann völlig frei gestaltet werden. Hier zwei Beispiele von effizient organisierten digitalen Ordnerstrukturen:

Fazit – Digitales Dokumentenmanagement benötigt eine durchdachte Ordnerstruktur

Digitales Dokumentenmanagement ist längst keine ferne Vision mehr, sondern längst branchenübergreifender Standard. Damit es wirklich gelingt, braucht es bei Bauprojekten eine durchdachte Ordnerstruktur.

Dabei bietet sich in der Baupraxis insbesondere das 7-Ordner-System an. Um es konsequent im gesamten Bauprojekt anzuwenden und für alle Beteiligten möglichst effizient nutzbar zu machen, braucht es leistungsstarke digitale Tools.

Viewpoint For Projects ist dabei ein besonders effizientes Instrument. Es optimiert die Verwaltung und Bereitstellung von Projektinformationen und bietet Ihrem Team entscheidende Unterstützung in sämtlichen Arbeitsphasen. Dadurch wird die reibungslose Verwaltung selbst komplexester Projekte und Ordnerstrukturen ermöglicht.

Im Zusammenspiel mit Field View bringen Sie die Vorteile digitaler Bauakten direkt auf die Baustelle. Die Software ist eine cloudbasierte und mobile Offline-Lösung, die Stift und Papier im Außendienst durch individuell anpassbare Formulare für Smartphones und Tablets ersetzt. Durch die Digitalisierung von Informationen ermöglicht Field View eine nahtlose Kommunikation zwischen Büro und Baustelle.

Dieses kraftvolle Gesamtpaket sorgt dafür, dass eine durchdachte Ordnerstruktur für Bauprojekte in der Baupraxis erhebliche Effizienz- und Organisationsvorteile liefert.